Okna czasowe | Awizacja dostaw

System YMS, czyli Yard Management System, to zestaw narzędzi ułatwiających zarządzanie awizacjami oraz ruchem pojazdów w okolicy zakładu. Może być rozumiany jako połączenie systemu kontroli dostępu dla ciężarówek z harmonogramem pracy magazynu. Dzięki systemowi YMS kontrolujemy plan dostaw i wysyłek z podziałem na dokładne okna czasowe.

Systemy YMS najlepiej sprawdzają się w firmach produkcyjnych, dystrybucyjnych oraz u operatorów logistycznych posiadających własne magazyny. Korzyści z wdrożenia systemu są tym większe, im więcej pojazdów jest obsługiwanych w ramach zakładu, którego dotyczy wdrożenie. Co prawda część pozytywnych efektów widać już przy mniejszej skali, ale większość naszych klientów decyduje się na wdrożenie systemu YMS, jeżeli ilość planowanych pojazdów wynosi co najmniej kilkanaście dziennie.

Po wdrożeniu Okien czasowych nasi klienci obserwują przede wszystkim:

• znaczącą redukcję nadgodzin w magazynie;
• rozwiązanie problemu kolejek przed magazynami;
• równomierne rozłożenie dostaw i załadunku w czasie pracy magazynu, znaczne wyrównanie obciążenia załogi;
• odciążenie portierni, umożliwienie portierom wykonywania zadań związanych z ochroną zamiast zadań administracyjnych;
• możliwość lepszego planowania wielkości załóg magazynowych na poszczególne dni i zmiany;
• podniesienie efektywności pracowników magazynu;
• poprawę w relacjach z kontrahentami oraz uniknięcie negatywnych opinii wśród kierowców i przewoźników.

W związku z tym, że Okna czasowe to system modułowy, umożliwiający wybranie poszczególnych funkcjonalności w zależności od potrzeb klienta oraz daleką idącą konfigurację, proces wdrożenia wymaga kilku rozmów i spotkań.

W przypadku wdrażania samej aplikacji, bez kamer odczytujących numery rejestracyjne oraz infokiosków dla kierowców, proces jest prostszy:

1. Omówienie zakresu projektu – krótka rozmowa, w ramach której zależy nam na poznaniu podstawowych założeń projektu, skali działalności operacyjnej klienta oraz umówieniu spotkania warsztatowego.
2. Analiza potrzeb – dłuższe spotkanie warsztatowe lub seria spotkań, mających na celu dokładne zrozumienie aktualnej sytuacji firmy oraz oczekiwań każdego z działów zaangażowanych we wdrożenie. Na tym etapie istotne jest dla nas uzyskanie informacji od osób odpowiedzialnych za logistykę, transport, magazyn, zaopatrzenie i bezpieczeństwo.
3. Wybór priorytetów – często w ramach spotkań warsztatowych definiowanych jest wiele różnych potrzeb; próba realizacji wszystkich zadań w jednym czasie jest często nierozsądna i nieopłacalna. Na tym etapie istotne jest potwierdzenie, które z obszarów powinniśmy usprawnić w pierwszej kolejności.
4. Propozycja rozwiązania – spotkanie, na którym omawiamy wybrany przez naszego specjalistę zestaw modułów, możliwości konfiguracji poszczególnych funkcjonalności oraz zakładany zakres integracji.
5. Oferta – po zrozumieniu potrzeb, wybraniu priorytetów i omówieniu propozycji rozwiązania jesteśmy gotowi, aby przygotować dla Państwa wiążącą ofertę handlową.
6. Podpisanie zamówienia – podpisanie dokumentu zamówienia jest równoznaczne ze zleceniem wdrożenia. Zalecamy użycie naszych wzorów dokumentów dostosowanych do specyfiki projektów informatycznych realizowanych przez działy biznesowe. Umożliwia to znacznie skrócenie czasu przygotowania dokumentów i zmniejsza zaangażowanie działu prawnego po stronie klienta.
7. Informacje dla kontrahentów – zalecamy informowanie kontrahentów o planowanym wdrożeniu, gdy tylko decyzja zostanie podjęta. Wspieramy naszych klientów w tym zakresie, dostarczając gotowych treści komunikatów mailowych, wzorów ulotek dla kierowców oraz niezbędnych dokumentacji i instrukcji. Aby taka informacja była skuteczna, musi być jednak prowadzona z adresów mailowych klienta, znanych kontrahentom.
8. Wspólne testy – bardzo ważnym elementem wdrożenia są wspólne testy. Zaangażowanie użytkowników z wszystkich docelowych działów zawsze skutkuje znacznym ułatwieniem samego wdrożenia i uruchomienia systemu. Nie ma co ukrywać – na tym etapie często wyłapywane są pewne niedociągnięcia, czy to po stronie konfiguracji systemu, czy też planowanego procesu, ale to zupełnie normalny, a wręcz pożądany efekt testów. Profesjonalnie przeprowadzone testy umożliwiają wykrycie, a co za tym idzie – poprawienie takich niedociągnięć przed ostatecznym wdrożeniem.
9. Szkolenie – w ramach prowadzonego przez nas wdrożenia klient otrzymuje pakiet szkoleń dla wszystkich użytkowników. Szkolenia mogą odbywać się w siedzibie klienta, zdalnie lub hybrydowo. Klienci często decydują się na szkolenie lokalne dla użytkowników wewnętrznych oraz na szkolenia zdalne dla przewoźników i dostawców.
10. Uruchomienie – nie oszukujmy się, pierwsze dni po uruchomieniu nowego systemu bywają trudne. Dla wielu firm jest to moment nie tylko wdrożenia narzędzia informatycznego, ale także zmiany istniejących od lat procesów wewnętrznych i sposobu komunikacji z kontrahentami. Z tego powodu w okresie rozruchowym zapewniamy po swojej dodatkowe osoby skupione wyłącznie na wsparciu prowadzonego wspólnie z klientem wdrożenia. Naszym celem jest natychmiastowa reakcja w przypadku jakichkolwiek problemów oraz wsparcie wszystkich użytkowników, którzy pierwszy raz zetkną się z systemem. Po kilku dniach sytuacja uspokaja się, a po kilku tygodniach nikt już nie wyobraża sobie powrotu do maili, telefonów i zeszytów.

W sytuacji, gdy klient decyduje się na większą automatyzację procesu przez wdrożenie kamer odczytujących numery rejestracyjne oraz infokioski dla kierowców, konieczne jest uwzględnienie dodatkowo elementów takich jak:

1. Wizja lokalna,
2. Opracowanie dokumentacji przedwykonawczej,
3. Przygotowanie punktów montażu urządzeń,
4. Montaż urządzeń,
5. Testy zainstalowanego sprzętu.

W przypadku gdy potrzeby poszczególnych działów nie zostały jeszcze dokładnie sformułowane i opisane, zalecamy wykonanie wspólnych warsztatów projektowych. W ramach tej usługi nasi eksperci prowadzą serie spotkań w siedzibie klienta jako zewnętrzni doradcy. Efektem warsztatów projektowych jest profesjonalna dokumentacja zawierająca opisy procesów aktualnie realizowanych oraz docelowych, definicje odpowiedzialności ról w tych procesach, wymagania techniczne oraz biznesowe, a także proponowany podział projektu na etapy. Po zweryfikowaniu przez klienta dokumentacja staje się jego własnością i może zostać wykorzystana do realizacji projektu niezależnie od wyboru dostawcy oprogramowania i sprzętu.

Zapewniamy pomoc techniczną 24 godziny na dobę, siedem dni w tygodniu, przez cały rok. Oznacza to, że w przypadku problemów z działaniem systemu klient może o każdej porze zadzwonić na wskazany przez nas numer alarmowy i uruchomić prace po naszej stronie. Jeżeli jest to problem po naszej stronie, to z reguły zespół dyżurny pracuje już nad rozwiązaniem, zaalarmowany wcześniej przez nasze wewnętrzne narzędzia, badające non stop poziom dostępności wszystkich naszych systemów.

Niezależnie od pomocy technicznej, w godzinach 7:30–17:30 dostępny jest nasz zespół wsparcia użytkowników. W ramach kontaktu telefonicznego, mailowego lub przez aplikację użytkownicy mogą uzyskać pomoc w dowolnej sprawie związanej z naszymi systemami. Może to być szkolenie nowego pracownika, odzyskanie dostępu do konta lub wsparcie w konfiguracji systemu.

Możliwości rozwoju i rozbudowy systemu są bardzo duże.

Niektórym z naszych klientów wystarczają podstawowe funkcjonalności, wdrożone na początku współpracy. Jednak wiele firm decyduje się na wdrożenie w pierwszej kolejności tylko najpilniejszych funkcjonalności i sukcesywne rozwijanie możliwości już działającego systemu z czasem.

Najczęściej w ramach prac rozwojowych realizujemy zadania związane z:

• integracją z systemami ERP/WMS;
• montażem infokiosków dla kierowców;
• integracją z systemami wag samochodowych;
• integracją z kurierami;
• wdrożeniem procesu awizowania gości i serwisów;
• rozbudową systemu o obsługę przerzutów międzymagazynowych;
• budową dedykowanych raportów.

Jesteśmy wyłącznym właścicielem oferowanego przez nas oprogramowania i zatrudniamy projektantów, programistów i testerów, dzięki czemu możemy sprawnie realizować projekty rozwojowe.

Oczywiście. Jeżeli tylko klient ma taką możliwość zalecamy integrację z systemami ERP, WMS czy TMS. Mamy duże doświadczenie w integracji z produktami firmy SAP, Comarch, BAAN, LogiFact, InterLAN i wieloma innymi.

Dodatkowo nasz system YMS posiada gotowe API, które może zostać użyte do komunikacji zarówno z aplikacjami klienta, jak i jego dostawców lub przewoźników.

To zależy :) System YMS składa się z wielu modułów i może być wykorzystywany przez firmy różnej wielkości. W związku z tym nie jesteśmy w stanie przedstawić oferty cenowej bez przeprowadzania analizy potrzeb.

Możemy założyć, że ostateczny koszt zależny jest przede wszystkim od:

• zakresu wdrażanych funkcjonalności;
• ilości i rodzaju dostarczanego sprzętu;
• liczby zakładów, w których ma zostać zrealizowane wdrożenie;
• średniej liczby obsługiwanych transportów.

Oprócz przygotowania i wdrożenia systemu świadczymy także usługi związane z utrzymaniem systemu oraz pomocą techniczną 24/7. W związku z tym oferta zawsze podzielona jest na opłatę wdrożeniową oraz cykliczne opłaty pokrywające koszty licencji, serwerów, utrzymania i wsparcia.

Przewoźnicy, dostawcy i odbiorcy towaru mogą korzystać z naszych systemów bezpłatnie w ramach podstawowej funkcjonalności i ustalonej wcześniej liczby użytkowników.

Najważniejszym elementem jest poinformowanie kontrahentów o planowanych zmianach z odpowiednio dużym wyprzedzeniem. Wielu klientów decyduje się na przesłanie pierwszych informacji do dostawców i przewoźników, a także dystrybucję wśród kierowców ulotek o planowanym wdrożeniu systemu, gdy tylko zostaje podjęta decyzja o wdrożeniu. Często na tym etapie nie jest jeszcze podawana ostateczna data wprowadzenia planowanych zmian.

Warto informować kontrahentów o tym, że:

• wdrożenie systemu YMS nie nakłada na nich dodatkowych obowiązków, zmienia jedynie formę dostarczania informacji, które i tak musieli do tej pory przekazywać;
• wdrażane rozwiązanie ma na celu usprawnienie obsługi pojazdów na terenie zakładu, co będzie istotną korzyścią wszystkich zainteresowanych stron;
• uruchomienie systemu YMS nie powoduje ponoszenia żadnych kosztów przez przewoźników i dostawców, jeżeli wystarczające są dla nich usługi i funkcjonalności zawarte w pakiecie podstawowym.

Zalecamy zaangażowanie wybranych kontrahentów we wspólne testy. Umożliwi to zebranie uwag od tej bardzo ważnej grupy użytkowników. Dodatkowo pozytywna opinia firm zaangażowanych w testy jest istotnym głosem, ułatwiającym akceptację wdrożenia przez pozostałych przewoźników i dostawców.

Przed wdrożeniem zapewniamy szkolenia dla kontrahentów zewnętrznych. Często są one prowadzone w formie zdalnej. Warto zachęcić jak najszerszą grupę firm do udziału w szkoleniach, aby mogli na własne oczy zobaczyć, jak prosty w obsłudze jest wdrażany system.

We wdrożeniach, w których to Logintegra odpowiada za zapewnianie serwerów, na których uruchamiany jest system, wymagania techniczne są minimalne.

Do pracy z systemem YMS użytkownicy potrzebują jedynie:

• aktualnej przeglądarki internetowej (Chrome/Edge/Opera/Safari),
• dostępu do internetu,
• loginu i hasła użytkownika.

Między innymi z tego powodu 95% naszych klientów decyduje się na taką formę wdrożenia.

Wdrożenie systemu YMS Okna czasowe we własnej serwerowni także jest możliwe, ale konieczne jest wcześniejsze przeprowadzenie konsultacji technicznych pomiędzy naszym przedstawicielem a działem IT klienta.