Internetowa aplikacja do zarządzania transportem zintegrowana z ERP – po co i dla kogo?
”Mamy system ERP z modułem transportowym – nic więcej nie potrzebujemy” – czasami, gdy kontaktujemy się z nowymi firmami, po krótkim przedstawieniu z czym i po co dzwonimy, otrzymujemy właśnie taką odpowiedź. Niekiedy jest to prawdą. Jednak częściej okazuje się, że taka odpowiedź wynika z nieporozumienia…
Czy aplikacje internetowe, takie jak Platforma logistyczna, Okna czasowe, czy System transportowy to rozwiązania konkurencyjne dla dodatkowych modułów ERP? Czy przy rozbudowanym systemie ERP dodatkowe aplikacje są zbędne? Czy może są uzupełnieniem systemu ERP, dzięki któremu możliwa jest praca on-line z zewnętrznymi kontrahentami? Czy integracja aplikacji internetowych z ERP jest potrzebna każdej firmie? Co daje w ogóle integracja systemów?
Na te i nie tylko te pytania postaramy się odpowiedzieć wspólnie z naszymi Klientami.
Uzupełnienie systemu ERP – wystawienie systemu dla zewnętrznych kontrahentów
Głównym zadaniem systemów klasy ERP jest integracja wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Z systemów tej klasy korzysta już w Polsce ponad 80% dużych firm. Pomagają w planowaniu, organizowaniu czy kontroli głównych procesów, dostarczają danych do analiz. Integrują działalność przedsiębiorstwa od zakupów, przez produkcję po sprzedaż, umożliwiają sprawne działanie księgowości, kadr czy kontrolingu. W firmach, w których wdrażaliśmy nasze aplikacje, z powodzeniem pracują dostosowane systemy ERP. Bywa, że są dodatkowo wyposażone w moduł wspierający układanie harmonogramu pracy magazynu czy zarządzanie zleceniami transportowymi. Jednak niezależnie od rodzaju i wielkości ERP, wymiana danych w systemie ograniczała się wyłącznie do działów przedsiębiorstwa.
Jeśli nawet tworzenie zamówień, planowanie dostawy czy tworzenie zlecenia transportowego są realizowane w ERP, to jednak cała komunikacja z zewnętrznym kontrahentem nadal odbywa za pomocą maila czy telefonu. Samo ustalenie jaka firma transportowa zrealizuje dostawę, to często kilka wiadomości. Później, ustalenie szczegółów takich jak np. awizacja … to kolejne maile. W sytuacji, gdy zmieni się godzina gotowości towaru, czy np. transport będzie musiał zrealizować inny kierowca – logistycy otrzymują kolejne wiadomości lub telefony. Ostatecznie zdobyte informacje, mimo rozbudowanego systemu i tak trzeba “wklepać” do niego ręcznie. Bywa, że jeszcze przed realizacją transportu dane ulegają zmianie, co również trzeba odnotować. Często, gdy coś dzieje się nie tak z realizacją transportu, informacja trafia za późno do odpowiednich osób. Z drugiej strony, stałe monitorowanie wszystkich wysyłek jest zbyt czasochłonne. Przy małej skali nie stanowi to oczywiście wielkiego problemu, jednak gdy zleceń do realizacji jest kilkadziesiąt dziennie i więcej, to już generuje konkretne utrudnienia.
Ponieważ podłączenie kontrahentów bezpośrednio do systemu ERP najczęściej nie jest możliwe, z pomocą przychodzą dostosowane i zintegrowane z nim aplikacje przeglądarkowe klasy SCM, YMS czy TMS. Wspólną cechą Platformy logistycznej, Okien czasowych czy Systemu transportowego firmy Logintegra jest komunikacja użytkowników on-line i możliwość wymiany danych z systemami ERP w czasie rzeczywistym. Kontrahenci oraz działy przedsiębiorstwa pracując na wspólnej aplikacji, ograniczają do minimum komunikację mailową czy telefoniczną. Nasze aplikacje nie są zatem konkurencją dla systemów już działających w przedsiębiorstwie, ale umożliwiają jego lepszą integrację z partnerami w biznesie.
„Integracja Okien czasowych firmy Logintegra z systemem ERP w znaczący sposób wpłynęła na jakość pracy z firmami zewnętrznymi. Dzięki zastosowanemu rozwiązaniu Dostawcy mają stały podgląd na bieżące zamówienia, my natomiast otrzymujemy niezwłocznie informację o potwierdzeniu zlecenia wraz z datą realizacji. Komunikaty są błyskawicznie synchronizowane pomiędzy systemami. Integracja pozwoliła na zmniejszenie pracy, nie musimy 'tracić czasu’ na wysyłanie dodatkowych e-maili czy wykonywanie rozmów telefonicznych, tylko możemy skupić się na nowych zamówieniach.”
Jakub Hałaczkiewicz – Specjalista ds. wsparcia informatycznego procesów biznesowych w Aluprof S.A.
Analizy i sprawniejsze rozliczanie kosztów transportu
Analiza ofert, terminowości, jakości usług świadczonych przez naszych kontrahentów, mierzenie wydajności magazynów itp. w przypadku, gdy komunikacja odbywa się głównie na mailach jest bardzo utrudniona, a czasami wręcz niemożliwa.
W sytuacji, gdy to klient organizuje odbiór własny mamy często podobne utrudnienia. Z tą jednak różnicą, że o ile od wynajętego przez nas przewoźnika możemy wymagać przekazywania informacji z odpowiednim wyprzedzeniem, to w przypadku klienta ich uzyskanie jest zdecydowanie bardziej skomplikowane. Często w takich przypadkach, logistyka czy magazyn dowiadują się o godzinie podstawienia samochodu przez klienta, dopiero gdy ciężarówka zjawi się przed bramą..
Dodatkową korzyścią z integracji w przypadku Platformy logistycznej czy Systemu transportowego jest kwestia rozliczeń i weryfikacji faktur. W niektórych przedsiębiorstwach do dzisiaj 100% faktur kosztowych od przewoźników trafia do działów logistyki/transportu, w celu ich weryfikacji. W firmach, w których księgowość pracuje na systemie ERP zintegrowanym z naszą Platformą logistyczną czy System transportowym, przewidywane koszty transportu znane są zdecydowanie wcześniej, a księgowanie faktur odbywa się znacznie sprawniej i w większości przypadków nie wymaga już “ręcznej” dekretacji.
„Bardzo wygodnym, skracającym czas obsługi oraz obieg dokumentów okazało się zintegrowanie systemów SAP z Platformą Logintegra w obszarze rozliczania kosztów frachtu. Cały proces przed integracją sprowadzał się do przekazania, każdej FV za usługi transportowe, do osób w Działach logistyki, tam następowała ich rejestracja, weryfikacja zgodności Frachtu z FV vs Frachtem z platformy, merytoryczny opis FV wraz zręcznym rozbiciem kosztów na pozycje oraz odbiorcę , przesłanie do działu księgowości.
Obecnie proces przebiega praktycznie automatycznie. Interfejs działający pomiędzy dwoma systemami odpowiada za automatyczne przekazanie wysokości frachtu, waluty frachtu ze zlecenia transportowego Logintegry do Dokumentu Kosztu Frachtu w SAP. FV za usługi transportowe trafia bezpośrednio do Działu księgowego. Dokument wprowadzany jest do systemu, dzięki podaniu nr ZT zaciągany jest koszt frachtu, następuje automatyczna dekretacja na pozycje oraz odbiorców.
Ważne !! Spedytor zobowiązany jest do podania na FV, nr zlecenia transportowego z SAP.
Do Działu logistyki trafiają FV, tylko w przypadku wykrycia niezgodności, w trakcie ich wprowadzania do SAP, między Fakturą Spedytora/Przewoźnika a danymi w SAP.”
Tomasz Rolny – Logistics Manager w PCC Rokita
Integracja jest pomocna ale nie dla wszystkich
Według naszych Klientów (i naszych specjalistów), w przypadku dużej skali i szerokiej grupy kontrahentów oraz większej ilości działów/osób wewnątrz firmy zaangażowanych w procesy logistyczne, zawsze warto rozważyć uzupełnienie systemu ERP o aplikację internetową. Nie zawsze jednak integracja obu systemów musi być konieczna już na etapie wdrożenia. Cześć naszych klientów od początku nie była zainteresowana integracja i mieli ku temu konkretne argumenty – albo koszty inwestycji były zbyt wysokie i pracochłonne, co nie miało odzwierciedlenia w przewidywanej skali korzyści, albo nie mieli możliwość zaangażowania swoich informatyków lub konsultantów odpowiedzialnych za system ERP w przygotowanie interfejsu po swojej stronie. Czasami takie ograniczenie ma miejsce, gdy firma decydująca się na wdrożenie jest częścią międzynarodowej grupy.
