Instrukcja działania systemu zgłoszeń w Maflow
Instrukcja korzystania z systemu zgłoszeń w Platformie logistycznej Grupy Maflow.
Instrukcja zawiera wyjaśnienia i porady dotyczące użytkowania zakładki „Zgłoszenie”. Podzielona jest na działy, a każdy dział odpowiada określonej sekcji w systemie i zawiera artykuły opisujące sposób postępowania. W każdym z artykułów jest możliwość pozostawienia komentarza. Prosimy o Państwa opinie i uwagi: czy instrukcja była przydatna, jakie zmiany warto wprowadzić lub jakie informacje dodać. Zapraszamy również do pozostawienia kontaktu.
Rejestracja firmy
Jak zarejestrować firmę?
- Przejdź na stronę maflow.logintegra.com
- Kliknij przycisk „Rejestracja nowej firmy”
- Wypełnij formularz rejestracji:
- W części rejestracji firmy należy uzupełnić:
- Nazwę firmy,
- Skróconą nazwę firmy (będzie wyświetlana w zleceniach, w widoku logistyka Maflow),
- Dane adresowe firmy (Ulica, Miasto, Kod pocztowy, Kraj),
- Stan prawny firmy – jest to pole jednokrotnego wyboru, można wybrać Spółkę lub Działalność gospodarczą.
- Numer NIP,
- Numer REGON,
- Numer KRS,W części rejestracji użytkownika należy uzupełnić:
- Login – czyli nazwę użytkownika,
- Imię i nazwisko.
- Hasło,
- Adres e-mail,
- Nr telefonu.
- Na końcu formularza należy zapoznać się i zatwierdzić Ogólne warunki świadczenia usług, oraz trzeba w celu weryfikacji przepisać kod z obrazka.
Po wypełnieniu wszystkich danych należy kliknąć przycisk „Rejestruj”. Jeśli formularz nie został wypełniony prawidłowo, pole które nie zostało zaakceptowane podświetli się na czerwono. Jeśli formularz został wypełniony prawidłowo, na adres e-mail podany w trakcie rejestracji zostanie wysłana wiadomość mailowa o poniższej treści:
Proszę zastosować się do instrukcji zawartej w mailu i zalogować się na platformie w celu uzupełnienia zgłoszenia.
Po zalogowaniu pojawi się zakładka „Zgłoszenie”, w której należy uzupełnić dane w kolejności:
- Wybranie grup użytkowników,
- Uzupełnienie dokumentów ubezpieczenia i licencji,
- Uzupełnienie dokumentów NIP, REGON i KRS,
- Kliknięcie przycisku „Wyślij prośbę o weryfikację!”.
Uwaga 1. Po kliknięciu przycisku „Wyślij prośbę o weryfikację”, nie będzie już możliwości edycji danych głównych firmy. Jeśli coś wymaga zmiany, proszę zrobić to przed kliknięciem przycisku „Wyślij prośbę o weryfikację”.
Uwaga 2. Grupa Maflow musi zweryfikować Państwa zgłoszenie zanim firma zostanie dopuszczona do pracy na platformie. W tym celu proszę koniecznie pamiętać o kliknięciu przycisku „Wyślij prośbę o weryfikację!”.
Ubezpieczenie, licencja, grupowanie
Każdy z Użytkowników ma możliwość dołączenia do grupy przewoźników przewożących towary niebezpieczne. Dołączenie do profilu firmy uprawnień ADR jest możliwe w zakładce „Zgłoszenie”.
- Przejdź do sekcji „Dane główne”:
- W punkcie „Uprawnienia ADR” kliknij „Tak” aby dołączyć do grupy:
- Po kliknięciu „Tak” wyświetli się komunikat i informacją dotyczącą uprawnień ADR, potwierdź komunikat, żeby przejść dalej:
- Następnie kliknij przycisk „Zapisz” pod sekcją „Dane główne”, aby dołączyć do grupy ADR:
- Poczekaj na komunikat „Poprawnie zapisaliśmy zmiany”. Do profilu firmy zostały przypisane uprawnienia ADR.
Usunięcie uprawnień ADR z profilu firmy można wykonać w identyczny sposób, jak opisano powyżej. W zakładce „Zgłoszenie” przejdź do sekcji „Dane główne”, następnie:
- W punkcie „Uprawnienia ADR” kliknij przycisk „Nie”:
- W punkcie „Uprawnienia ADR” kliknij przycisk „Nie”:
- Poczekaj na komunikat „Poprawnie zapisaliśmy zmiany”. Uprawnienia ADR zostały usunięte z profilu firmy.
Podział ze względu na rodzaj prowadzonej działalności jest grupą obowiązkową na platformie. Oznacza to, że należy przynależeć przynajmniej do jednej z grup znajdujących się w zakresie sekcji „Podział ze względu na rodzaj prowadzonej działalności”.
Grupowanie ze względu na rodzaj prowadzonej działalności wiąże się z koniecznością uzupełnienia odpowiednich dokumentów.
Przynależność do grup z sekcji „Rodzaj prowadzonej działalności” jest obowiązkowa.
- Grupa Transport międzynarodowy – aby móc przynależeć do tej grupy należy uzupełnić sekcje Ubezpieczenie OCP w ruchu międzynarodowym, oraz Licencja z tym że przy dodawaniu licencji należy wybrać zakres międzynarodowy.Pod tym linkiem znajdziesz instrukcję jak dodać Ubezpieczenie OCP, oraz jak dodać Licencję w zakresie międzynarodowym.
- Grupa Transport krajowy – aby móc przynależeć do tej grupy należy uzupełnić sekcje Ubezpieczenie OCP w ruchu krajowym, oraz Licencja z tym że przy dodawaniu licencji należy wybrać zakres krajowy lub międzynarodowy.Pod tym linkiem znajdziesz instrukcję jak dodać Ubezpieczenie OCP, oraz jak dodać Licencję w zakresie międzynarodowym i krajowym.
- Grupa Spedycja – aby móc przynależeć do tej grupy należy uzupełnić sekcje Ubezpieczenie OCS, oraz Licencja z tym że przy dodawaniu licencji należy wybrać zakres na pośrednictwo przy przewozie rzeczy. Pod tym linkiem znajdziesz instrukcję jak dodać Ubezpieczenie OCS, oraz jak dodać Licencję o zakresie na pośrednictwo przy przewozie rzeczy.
- Grupa Transport poza Unię Europejską – aby móc przynależeć do tej grupy należy uzupełnić sekcje Ubezpieczenie OCP w ruchu międzynarodowym oraz Licencję o zakresie międzynarodowym. Pod tym linkiem znajdziesz instrukcję jak dodać Ubezpieczenie OCP, oraz jak dodać Licencję w zakresie międzynarodowym.
Dołączenie do grupy ma na celu doprecyzowanie profilu firmy pod względem zakresu działalności oraz uściśla rodzaj otrzymywanych zleceń W zakładce „Zgłoszenie” przejdź do sekcji „Grupowanie”. Jeśli sekcja jest zwinięta, rozwiń ją klikając strzałkę w dół .
Dołączenie do grupy następuje poprzez kliknięcie przycisku (o białym tle) z nazwą grupy. Opuszczenie grupy następuję poprzez kliknięcie przycisku (o zielonym tle) z nazwą grupy.
Po zaznaczeniu wybranych grup należy kliknąć przycisk „Zapisz” , żeby zatwierdzić zmiany.
Podział ze względu na rodzaj prowadzonej działalności
Grupowanie ze względu na rodzaj prowadzonej działalności wiąże się z koniecznością uzupełnienia odpowiednich dokumentów.
Przynależność do grup z sekcji „Rodzaj prowadzonej działalności” jest obowiązkowa
- Grupa Transport międzynarodowy wymaga uzupełnienia sekcji Ubezpieczenie OCP w ruchu międzynarodowym oraz Licencji o zakresie międzynarodowym,
- Grupa Transport krajowy wymaga uzupełnienia sekcji Ubezpieczenie OCP w ruchu międzynarodowym. Ponadto trzeba uzupełnić sekcję Licencji w o zakresie międzynarodowym lub krajowym,
- Grupa Spedycja wymaga uzupełnienia sekcji Ubezpieczenie OCS oraz Licencji o zakresie krajowym lub na pośrednictwo przy przewozie rzeczy,
- Grupa Przewozy do 3,5 tony wymaga uzupełnienia sekcji Ubezpieczenie OCP.
W zakładce „Zgłoszenie” można dodać dane i skan posiadanej licencji.
W celu dodania licencji przejdź do sekcji „Licencja”:
Następnie rozwiń sekcję za pomocą strzałki w dół, po czym
- Kliknij przycisk „Dodaj nową licencję” ,
- Kliknięcie powyższego przycisku spowoduje wyświetlenie formularza tworzenia nowej licencji. W formularzu należy uzupełnić następujące pola:
- Zakres,
- Numer licencji,
- Data ważności.
- Po wprowadzeniu danych kliknij ponownie przycisk „Dodaj nową licencję”
Po zapisaniu danych licencji należy dodać jeszcze jej skan. W celu dodania dokumentu używając funkcji „złap i upuść” należy przenieść plik i upuścić go na polu „Nie wybrano pliku” Drugim sposobem jest kliknięcie przycisku „Wybierz plik” i wybranie pliku z dysku komputera.
W ten sposób licencja została dodana. Dane licencji można edytować do momentu zatwierdzenia ich przez pracownika Maflow. Po zatwierdzeniu licencji, nie będzie możliwości jej edycji.
W zgłoszeniu współpracy z firmą Maflow należy uzupełnić dane ubezpieczenia w zależności od posiadanego rodzaju ubezpieczenia.
Do wyboru są następujące typy ubezpieczeń:
- Ubezpieczenie OCP w ruchu krajowym,
- Ubezpieczenie OCP w ruchu międzynarodowym,
- Ubezpieczenie OCS,
- Ubezpieczenie OC,
Żeby dodać nowe ubezpieczenie należy przejść do zakładki „Zgłoszenie”, a następnie:
- Znajdź w formularzu zgłoszenia sekcję z typem ubezpieczenia, które chcesz dodać i rozwiń szczegóły ubezpieczenia klikając strzałkę w dół :
- Kliknij przycisk „Dodaj nowe ubezpieczenie” ,
- Zostanie wyświetlony formularz „Nowe ubezpieczenie”, w którym należy uzupełnić następujące pola:
- Numer ubezpieczenia,
- Suma gwarancyjna wraz z walutą,
- Zasięg terytorialny,
- Okres ubezpieczenia „od” „do”
- Wprowadzone dane należy potwierdzić przyciskiem „Dodaj nowe ubezpieczenie”.
- Po zapisaniu ubezpieczenia, należy załączyć zeskanowany plik dokumentu potwierdzającego dane ubezpieczenia:
- W celu dodania dokumentu używając funkcji „złap i upuść”, należy przenieść plik i upuścić go na polu „Nie wybrano pliku”
- Drugim sposobem jest kliknięcie przycisku „Wybierz plik” i wybranie pliku z dysku komputera.
W ten sposób całe ubezpieczenie zostało dodane. Dane ubezpieczenia można edytować do momentu zatwierdzenia ich przez pracownika Maflow. Po zatwierdzeniu ubezpieczenia nie będzie możliwości edycji tego ubezpieczenia.
Lista użytkowników
W przypadku gdy któryś z użytkowników nie pamięta hasła do konta, można je zresetować w zakładce „Zgłoszenie”.
- Przejdź do sekcji „Lista użytkowników”,
- Kliknij przycisk „Resetuj hasło” przy wybranym użytkowniku aby zresetować hasło do konta użytkownika:
- Po kliknięciu „Resetuj hasło”, pojawi się komunikat z pytaniem czy na pewno zresetować hasło – zatwierdź komunikat,
- Nowe hasło zostanie wysłane na adres mailowy przypisany do konta.
Sekcja blokad
Blokady dzielą się na dwa typy:
- Blokada ze względu na nieważne ubezpieczenie/licencję,
- Blokada ze względu na niezatwierdzony status zlecenia,
Aktywne blokady będą wyświetlały się w sekcji aktywnych blokad w zakładce „Zgłoszenie”. Blokada będzie aktywna do momentu podjęcia działań przez Użytkownika mających na celu usunięcie blokady (czyli zatwierdzenie zaległych statusów lub zaktualizowanie dokumentów)
Nieaktualne dokumenty.
W przypadku gdy któryś z dokumentów nie będzie aktualny w zakładce „Tabela”, wyświetli się informacja o blokadzie konta:
Dodatkowo w zakładce „Zgłoszenie” w sekcji blokad będzie informacja o blokadzie:
Blokada zostanie wyłączona po uzupełnieniu brakujących dokumentów. Dokumenty blokujące konto podświetlone są w ramce:
- Żeby zaktualizować dokumenty należy:
- Będąc w zakładce „Tabela” w komunikacie dotyczącym blokady należy kliknąć przycisk „Zaktualizuj sekcje i dokumenty”, następnie po przeniesieniu do zakładki „Zgłoszenie” należy znaleźć sekcję oznaczoną czerwoną ramką.
- Będąc w zakładce zgłoszenia należy odnaleźć sekcję oznaczoną czerwoną ramką,
- Kliknij przycisk „Dodaj nowe ubezpieczenie”/”Dodaj nową licencję”, lub edytuj istniejące ubezpieczenie,
- Uzupełnij pola danego typu dokumentu:
- Kliknij przycisk „Zaktualizuj” przy edytowanym dokumencie,
- Jeśli dodano nowy dokument, należy jeszcze dodać skan tego dokumentu:
W przypadku gdy zostanie nałożona blokada ze względu na opóźniony transport, w zakładce „Tabela” powinna pojawić się tabela z wymienionymi transportami na podstawie których została uruchomiona blokada:
Natomiast w zakładce „Zgłoszenie” w sekcji blokad wyświetlą się transporty, na podstawie których została uruchomiona blokada:
Żeby zdjąć blokadę należy:
- W zakładce „Transporty” odnaleźć zlecenie wymienione na jednej z list (z komunikatu w zakładce „Transporty”, lub z sekcji blokad w zakładce „Zgłoszenie”),
- Jeśli jest niepotwierdzony status rozładunku – kliknij w kolumnie „Status” przycisk z bieżącym statusem, a następnie zatwierdź wykonanie etapu „Dostawa do klienta”,
- Jeśli nie możesz zatwierdzić etapu ze względu na opóźniony samochód – skontaktuj się z Maflow z prośbą o zmianę terminu rozładunku,
- Jeśli nie możesz zatwierdzić etapu rozładunku ze względu na to że, któryś z poprzednich etapów jest niezatwierdzony skontaktuj się z Maflow z prośbą o potwierdzenie brakujących etapów.