Czy system do zarządzania awizacjami sprawdzi się w każdej branży?

Okna czasowe to rozwiązanie, które jak dotąd usprawniło pracę magazynów w przedsiębiorstwach z branży RTV i AGD, farmaceutycznej, budowlanej, chemicznej, rolniczej, spożywczej, drzewnej oraz u światowego lidera w produkcji transformatorów.

Przed firmą Logintegra stoi kolejne wyzwanie – wdrożenie Okien czasowych w firmie Imperial Tobacco, lidera w branży tytoniowej, jednego z największych producentów na Świecie.

Paweł Kapitańczyk – Dział logistyki – Imperial Tobacco Polska:

O programie do zarządzania tzw. oknami czasowymi myśleliśmy już od dłuższego czasu. Rosnące wolumeny produkcyjne, a co za tym idzie zwiększona liczba dostaw półproduktów i wysyłek wyrobów gotowych, stawały się coraz większym wyzwaniem w zarządzaniu pracą magazynów. Dlatego niezbędnym okazało się znalezienie rozwiązania systemowego, które „zepnie” wszystkie magazyny w jednym miejscu oraz które będzie przyjazne w obsłudze dla wszystkich użytkowników. Dzięki temu zarządzanie pracą magazynów powinno stać się jeszcze sprawniejsze. Liczymy, że umożliwienie przewoźnikom rezerwowania tzw. okien czasowych poprawi ich terminowość i dzięki temu zredukujemy przestoje magazynu, wynikające z braku samochodów do rozładunku czy załadunku.

Mamy świadomość, że system będzie działał w różnych magazynach naszej firmy, z których każdy ma swoją specyfikę. Musieliśmy znaleźć system, który będzie „skrojony” stricte pod nasze potrzeby.  Praca podczas warsztatów pokazała, że ta droga okazała się słuszna – nie tylko udało nam się „zmapować” wszystkie procesy zachodzące w obszarze załadunków i rozładunków, ale także poszczególni użytkownicy systemu poszerzyli swoją wiedzę z zakresu innych obszarów, które bezpośrednio na te procesy wpływają. Oczywistym jest też to, że rzetelne przeprowadzenie warsztatów pomogło wszystkim zrozumieć na czym naprawdę nam zależy i doprowadziło do powstania narzędzia „skrojonego” tylko dla nas.

Po raz kolejny potwierdza się nasze przekonanie, że w zakresie logistyki i transportu, niezależnie od branży, pojawiają się bardzo podobne utrudnienia: nierównomiernie obciążony magazyn, kolejki samochodów przez zakładem, trudność w zarządzaniu harmonogramem magazynu przy dużej skali obsługiwanych załadunków/rozładunków. W każdym zakładzie produkcyjnym zdarzają się samochody podstawiające się niespodziewanie, bez wcześniejszej awizacji samochody czy zdenerwowani kierowcy, którzy próbują wymusić jak najszybszą obsługę na magazynie. Dodatkowo zaangażowanie w proces wielu działów oraz zewnętrznych kontrahentów zwiększa skalę pojawiających się problemów.

Wobec powyższego, skoro w wielu firmach, z różnych środowisk branżowych i o różnej specyfice, problemy w omawianym zakresie są podobne, nasuwa się pytanie: czy możliwe jest przygotowanie jednej aplikacji, optymalnej dla wszystkich?

Według przedstawicieli firmy Logintegra nie jest to właściwy kierunek. Oczywiście, wiele parametrów jest podobnych lub nawet tożsamych, np. magazyny są zazwyczaj wyposażone w standardowe rampy, w większości przypadków w procesy transportowo-magazynowe zaangażowane są podobne działy/osoby (dział logistyki/transportu, dział zakupów, dział handlowy, pracownicy magazynu, ochrona, przewoźnicy, dostawcy, klienci organizujący samodzielnie odbiór towarów). Mimo wielu podobieństw, różnice wynikające ze specyfiki branży czy organizacji przedsiębiorstwa mają kluczowy wpływ na wynik wdrożenia usprawnień, nawet jeśli w początkowym etapie wydają się mało istotne.

Różne bywają też główne przyczyny poszukiwania nowych rozwiązań. Niektóre firmy dysponują parkingiem i oczekujące samochody nie są dla nich problemem, w innych kolejka wiąże się z blokowaniem drogi publicznej i zwielokrotnionymi karami finansowymi (za przestój od przewoźników oraz od służb porządkowych). W innym przypadku, główny problem stanowi ilość realizowanych załadunków/rozładunków w połączeniu z nierównomiernym obciążeniem magazynów. Innym razem ilość dostawców usług transportowych lub ścisła kontrola pojazdów wjeżdżających na teren zakładu stanowi najważniejszy powód do poszukiwania nowych rozwiązań.

Zarządzanie dostawami i wysyłkami w każdej z tych firm zazwyczaj trwa już od wielu lat, a co za tym idzie, wypracowano w nich i dobre i złe przyzwyczajenia. We wszystkich przypadkach spotykamy tam ludzi z wieloletnim doświadczeniem, którzy znają występujące ograniczenia i mają sprawdzone metody działania. Warto wykorzystać ich wiedzę, planując zmiany.

Wychodzimy z założenia, że aplikacje powinny zostać dopasowane do wymagań i specyfiki danej firmy. Bardzo istotne i często niedoceniane jest doświadczenie Logistyków, którzy od lat radzą sobie z zarządzaniem tymi procesami, zwykle bez żadnego wsparcia systemowego. Według nas te “dobre praktyki” należy po pierwsze poznać, a następnie w pewnym stopniu uwzględnić w systemie, aby osiągnąć jak najlepszy efekt.

Dlatego najważniejszym etapem wdrożenia jest jego początku, czyli warsztaty projektowe. Z doświadczenia wiemy, że nawet w bardzo sformalizowanych organizacjach, zdarzają się rozbieżności pomiędzy opisem procesów, a ich faktycznym sposobem realizacji. Warsztaty mają na celu m.in. odwzorowanie faktycznych działań przyszłych użytkowników systemu. Są też dobrym momentem na międzydziałową dyskusję o optymalizacji procesów. Podczas warsztatów, nie tylko zbieramy informacje niezbędne do projektu systemu, ale prezentujemy “dobre praktyki” i doradzamy alternatywne rozwiązania.

Dlaczego dokładne poznanie firmy, doświadczeń i rozwiązań wypracowanych przez pracowników oraz precyzyjne przygotowanie projektu jest najważniejszym etapem całego wdrożenia i ma największy wpływ na ostatecznie uzyskany rezultat? Szczegółowe zaplanowanie sposobu działania systemu przed jego wdrożeniem powoduje ograniczenie niedomówień i późniejszych zmian, a co za tym idzie zmniejsza dodatkowe koszty i lepiej wpływa na współpracę z użytkownikami często pesymistycznie nastawionymi do wszelkich nowych rozwiązań.

Mateusz Sosnowski – Projektant systemów IT dla logistyki w Logintegra Sp. z o.o.:

Odpowiadając na pytanie postawione w temacie artykułu – Tak, jednak za każdym razem wymaga indywidualnego mapowania procesów i dostosowania systemu do różnic wynikających ze specyfiki przedsiębiorstwa. Uwzględnienie charakterystyki firmy bywa kluczowe nie tylko dla osiągnięcia zakładanych korzyści, ale ma też duży wpływ na przebieg wdrożenia, szczególnie w zakresie neutralizowania oporów przed zmianą.

POMOC TECHNICZNA